Zespół ds. należności musi mieć zorganizowane procesy, aby zidentyfikować wszelkie problemy na wczesnym etapie. Jeśli firma przestaje odpowiadać na e-maile i dzwoni lub nie dotrzyma terminu, należy natychmiast eskalować ten problem.
Niezbędne jest wysyłanie natychmiastowych faktur i regularne komunikowanie się z klientami od pierwszego dnia. Jasne określenie warunków kredytu w umowach o świadczenie usług może znacznie przyczynić się do rozwiązania wszelkich przyszłych problemów.
Rozsądne jest również przeprowadzenie należytej staranności wobec nowych klientów przed zaoferowaniem im linii kredytowej. Przeprowadzenie dokładnych kontroli kredytowych i stworzenie polityki kredytowej dla firmy to dwa procesy, które należy zintegrować z systemami i procesami płatniczymi.
W niektórych przypadkach mógł wystąpić błąd administracyjny, który może powodować opóźnienia i zakłopotanie. Dlatego faktury powinny być wyszczególnione i sprawdzone przed wysłaniem ich do klientów. Gdy klienci nie płacą, wysyłaj cotygodniowe przypomnienia. W większości przypadków im dłużej pozostawiasz dług, tym trudniej będzie go odzyskać. Jeśli nadal nie masz szczęścia w windykacji, warto porozmawiać z ekspertami w tych sprawach i ewentualnie skorzystać z ich usług. Najlepiej jest wybrać taką firmę windykacyjną, w której pracują prawnicy, gdyż w razie konieczności, będę oni mogli reprezentować Twoją sprawę przed sądem.
